Data, Informasi, Pengetahuan dan Pengolahan Data

BAB I

PENDAHULUAN

I.     Latar Belakang

Dewasa ini perkembangan teknologi sungguh pesat di segala bidang, tidak terkecuali bidang kesehatan terutama dunia farmasi. Teknologi farmasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting dari penyelenggaraan kesehatan di indonesia. Beberapa institusi kesehatan seperti rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan puskesmas dan dinas kesehatan sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak hanya untuk meningkatkan efektivitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data kesehatan dan peningkatan efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat membantu untuk monitoring dan evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit dan tentunya penelitian.

Pencatatan yang manual masih sangat menyulitkan tenaga manusia untuk mendata aktivitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan  sebuah sistem pengolahan data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan yang manula dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi pengolahan data dan penyusunan laporan pada apotek yang akan dibuat ini, maka sistem informasi apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.

Adapun ilmu yang mempelajari teknologi komputasi farmasi disebut informatika farmasi. Informatika farmasi berfokus pada penerapan teknologi untuk apoteker dalam mendukung, merampingkan, meningkatkan alur kerja, meningkatkan keselamatan pasien dengan praktik terbaik dan sistem yang handal. Setelah adanya pengakuan tentang peran apoteker yang meningkat pesat dalam penggunaan informasi kesehatan dan sistem manajemen. Informatika farmasi dapat dianggap sebagai sub-domain/bagian dari disiplin profesional yang lebih besar dari informatika kesehatan. Beberapa defenisi informatika farmasi mencerminkan hubungan antara informatika farmasi dengan informatika kesehatan. Sebagai contoh, Health Information Management Systems Society (HIMSS) mendefinisikan informatika farmasi sebagai, "bidang ilmiah yang berfokus pada pengobatan yang berhubungan dengan data dan pengetahuan dalam sistem kesehatan, termasuk akuisisi, penyimpanan, analisis, penggunaan dan pengembangan obat serta pengiriman obat yang optimal terkait perawatan pasien dan hasil kesehatan”. Jadi, Informatika farmasi adalah ilmu yang berfokus pada obat sebagai data dan ilmu pegetahuan yang menjamin kesinambungan sistem pelayanan dan informasi kesehatan termasuk pengembangan, penyimpanan, analisis, penggunaan dan deseminasi dalam penyaluran obat yang optimal terkait pelayanan pasien dan keluaran kesehatan, yang penerapannya menggunakan teknologi berupa aplikasi komputer (pharmaco informatics). Salah satu kegunaannya adalah sebagai pengetahuan untuk problem solving.

II.  Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian data, informasi, pengetahuan dan kebijaksaanaan terkait farmasi?

2.      Bagaimana pengelolaan data dan informasi di bidang farmasi?

III.   Tujuan

1.    Untuk mengetahui pengertian data, informasi, pengetahuan dan kebijaksaanaan terkait farmasi

2.    Untuk mengetahui pengelolaan data dan informasi di bidang farmasi

BAB II

PEMBAHASAN

I.         Definisi data, informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan

    Data adalah sesuatu raw fact (mentah) yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Data sesuatu yang representatif dari keadaan apa adanya (fakta) dilapangan, konsep-konsep/intensibel, atau instruksi-instruksi yang diformalkan baik manual atau otomatis. Menurut Romney, 2009, data adalah fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan diproses oleh sistem informasi. Data biasanya mewakili observasi atau pengukuran aktivitas bisnis yang penting bagi pengguna sistem informasi. Data merupakan sumber daya organisasi dan vital sehingga perlu dikelola. Jika suatu perusahaan kehilangan data maka perusahaan tidak dapat bertahan/sukses tanpa data berkualitas. Organisasi perlu data sebagai sumber informasi sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan. Sehingga organisasi perlu memenej sumber data menjadi data yang terstruktur (data base).

     Data base adalah satu set data yang terstruktur atau pengumpulan dari integrasi record-record yang mempunyai spesialisasi terstruktur dan mempunyai tolak ukur. Data yang berulang-ulang perlu dimasukan ke dalam data base. Keuntungan data base management (DBMS) adalah:

1.      Pemrograman komputer disederhanakan karena program independent.

2.      Integritas dan keamanan bisa ditingkatkan.

3.      Bisa diakses oleh banyak aplikasi yang berbeda.

Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga memberikan manfaat bagi para penggunanya. Informasi dibutuhkan untuk mengambil keputusan atau meningkatkan proses pengambilan keputusan. Ketika kuantitas dan kualitas informasi meningkat, user dapat membuat keputusan lebih baik (Romney, 2009).

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Data bisa merupakan jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi. Jika jam kerja setiap karyawan kemudian dikalikan dengan nilai per-jam, maka akan dihasilkan suatu nilai tertentu. Jika gambaran penghasilan setiap karyawan kemudian dijumlahkan, akan menghasilkan rekapitulasi gaji yang harus dibayar oleh perusahaan. Penggajian merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi merupakan hasil proses dari data yang ada, atau bisa diartikan sebagai data yang mempunyai arti. Informasi akan membuka segala sesuatu yang belum diketahui.

Data berupa catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan  disebut informasi.

Menurut Davis dalam Abdul Kadir, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima (Andri Kristanto, 2003: 6). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1990: 8).

Pengetahuan merupaka rangkaian info dan jasa yang membentuk jaringan semantik dari proses belajar dan pengalaman (relasi logika dan intuisi). Tingkatannya dimulai dari Pengetahuan à Kefahaman à Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan merupakan sifat dan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, pemahaman, pengalaman, akal sehat dan wawasan yang dalam. Wujud kebijaksanaan adalah ramah dan profesional.

II.      Pengelolaan Data, Informasi dan Pengetahuan

     Ada beberapa jenis data di rumah sakit yang secara umum dapat dikatakan bahwa berdasarkan jenis kegiatannya terdapat 2 kelompok, yaitu kelompok data medis dan kelompok data umum (non medis). Data medis dihasilkan oleh pihak medis/paramedis/ahli-ahli kesehatan lainnya yang mendokumentasikan hasil pemeriksaan atau pengobatan mereka terhadap pasien pada masa tertentu. Bentuknya dapat berupa berkas rekam medis dan kesehatan (RMK), maupun pada hasil-hasil alat elektronis (EKG, EMG dan lain-lain ) atau pada hasil-hasil foto rontgen.

   Bukti-bukti ini harus dijaga secara baik oleh pihak-pihak penyimpan hasil dokumentasi tersebut. Bila kebanyakan unit radiologi menyimpan hasil fotonya maka berkas RMK di simpan di unit RMK. Selanjutnya data umum dihasilkan oleh kelompok satuan kerja non medis. Sifat data umum yaitu mendukung kegiatan kelompok medis, begitu pula bila pihak non medis menghendaki suatu informasi medis sepanjang yang tidak bertentangan dengan peraturan kerahasiaan, dapat diperolehnya.

   Data yang bersumber dari berbagai kegiatan medis/non medis di rumah sakit diperoleh berdasarkan timbulnya berbagai pertanyaan yang digunakan dalam mencapai visi, misi rumah sakit. Sering timbulnya berbagai pertanyaan namun tidak dapat dijawab antara lain disebabkan karena data tidak pernah dicari. Oleh karena itu pimpinan berkewajiban untuk menyiapkan jenis formulir yang sesuai dengan visi, misi rumah sakit tersebut.

  Selain data/informasi medis sangat berguna bagi berbagai pihak, maka data umumpun juga sangat berguna dalam pelaksanaan manajemen rumah sakit. Pengalaman kita sehari-hari di rumah sakit telah menunjukan betapa banyaknya informasi umum dibutuhkan dalam menunjang fungsi operasional yaitu pihak medis/paramedis atau tenaga-tenaga kesehatan lainnya. Menyadari bahwa data yang kemudian diolah menjadi informasi itu sangat berguna bagi seluruh kegiatan manajemen rumah sakit maka pimpinan di tuntut untuk memahami manajemen sistem informasi yang dikehendaki rumah sakit. Data yang bermanfaat bagi manajemen informasi, sama-sama mempunyai sifat:  tepat waktu, tidak kadaluarsa, lengkap,  dapat dipercaya, berdasarkan kenyataan, relevan, dan objektif.

Menurut F.N. Teskey dalam tulisannya, “User Models and World Models for Data, Information, and Knowledge”, memberikan model:

Menurut Teskey, data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antarentitas. Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.

Model yang hampir sama ditawarkan Mike Powell dalam bukunya, Information Management for Development Organizations. Menurut Powell, data adalah koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured collection of quantitative facts), informasi adalah data atau fakta dengan arti (data or facts with meaning) dan pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance or value from information). Model lain yang mirip juga dikemukakan Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Richard Saul Wurman dalam Information Anxiety 2. Bahkan Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu kebijaksanaan (wisdom).

Model Data –> Information –> Knowledge (DIK) di atas mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

a.       Data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, proses pengambilan suatu fakta menjadi data dianggap bebas nilai sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti di atas tidak tepat. Bagi mereka, fakta tidak dibentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta, tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu, dan lingkungan pergaulan atau sosial tertentu. Berarti, sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data.

b.      Model di atas tidak memberi batasan yang jelas kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu sudah bisa dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa “Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat Celsius bisa mematikan kuman. Dan bila kuman tersebut mati, penyakit kolera akan sulit berkembang”, apakah ini suatu informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas.

III.   Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan

    Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi, antara lain, pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, dan temu kembali informasi.

   Sementara itu, Manajemen Pengetahuan adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan.

   Menurut eddy nurmanto, Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.

IV.   Manajemen Sistem Informasi (MIS)

                 MIS merupakan suatu sistem yang melengkapi seluruh organisasi dengan sumber informasi untuk mendukung fungsi manajerial dan pengambilan keputusan. Di rumah sakit dikenal sebagai manajemen sistem informasi rumah sakit (HIS atau Hospital Information System). Biasanya kalau kita membahas MIS disertai dengan pengertian penggunaan komputer karena melalui komputer itulah maka penggabungan berbagai sumber dapat terjadi sekaligus.

                 Keberhasilan manajemen sistem informasi rumah sakit sangat erat hubungannya dengan manajemen perolehan dan penyimpanan sumber data. Bila manajemen berantakan maka informasi yang dimasukan ke dalam MIS rumah sakit juga akan bernasib sama. Oleh karena itu, pengelola MIS rumah sakit harus memberikan pemahaman kepada pengelola data agar mereka melaksanakan pelaporan dan penyimpanan sesuai jalur MIS rumah sakit yang dikehendaki dan yang berdasarkan sistem. Melalui cara ini maka peranan data/informasi yang diteruskan dalam MIS rumah sakit dapat berguna dalam pengambilan keputusan puncak pimpinan.

                 Informasi yang diolah harus berdasarkan gambaran statistik sehingga antara lain memudahkan penangkapa situasi secara cepat. Melalui statistik tersebut keadaan organisasi dapat dinilai, dibuktikan,direncanalkan maupun diawasi. Untuk mengetahui keberhasilan dari kegiatan rumah sakit maka dibuat suatu tolok ukur.

                 Dengan memiliki tolok ukur seperti ini maka mudah bagi pimpinan unit maupun pimpinan rumah sakit mengadakan suatu penilaian dan pengawasan. Sesuaikah dengan harapan dan tujuan? Selain itu setiap pimpinan harus mampu menetapkan akreditasi atau standar kerja unit yang dianggap sesuai dengan kondisi yang dihadapi serta memanfaatkan yang ada kedalam program quality assurance (penjamin mutu).

                 Dari gambaran singkat ini terasa bahwa bermanfaat atau tidaknya suatu informasi tergantung pada pengelolanya. Apakah informasi medik ataupun informasi umum (non medik) terbina secara tertib, terarah dan teratur? Kepala rekam medis bertanggungjawab bahwa sebagai perumus MIS kesehatan di rumah sakit ialah mengelola data / informasi pasien mulai dari masuk hingga pulang. Dalam tanggungjawabnya ia diserakan tugas untuk mengatur sistem penomoran,penamaan, filing sistem, sistem klasifikasi penyakit, operasi, obat,sistem feedback control melalui resume pasien, sistem statistik medik, sistem penerimaan pasien dan merancang pula program quality assurance (penjamin mutu).

                 Benarlah kiranya apa yang diucapkan seorang ahli kerumahsakitan Amerika; Melville H Hodge bahwa ”Medical Information Systems are sometimes caaled medical records systems”. Yang artinya pimpinan rumah sakit yang ingin berhasil mengelola rumah sakit haruslah berupaya untuk membina unit rekam medik dan kesehatan MRK dengan baik.

                 Upaya utama yang sudah barang tentu harus dilakukan adalah melalui pemasukan ilmu pengetahuan rekam medik kesehatan kepada pimpinan dan staf di unit RMK tersebut. Melalui pengetahuan RMK yang meliputi ilmu kesehatan, manajemen, dasar-dasar ilmu hukum, statistik, ilmu adaministrasi RMK dan keuangan maka yang bersangkutan diharapkan akan mampu melahirkan sistem informasi medik/kesehatan di rumah sakitnya secara benar sesuai dengan kondisi setempat.

                 Mengingat bahwa baik informasi medis ataupun informasi umum merupakan bahan masukan yang amat penting dalam MIS rumah sakit maka sebaiknya Intansi pembina bidang kesehatan ini dapat menghimpun koordinasi informasi medik dan umum dalam suatu unit kerja baru yang bertugas untuk mengkoordinasikan, mengatur, mengelola MIS rumah sakit.

                 Dengan adanya pengintegrasian 2 jenis informasi medis dan umum maka MIS rumah sakit dapat lebih dikembangkan. Hasil kerjasama ini akan mampu menghasilkan laporan – laporan yang menguntungkan bagi manajemen, terutama puncak pimpinan, apalagi bilamana pengelolaannya telah menggunakan electronik data processing. Kiranya bukanlah hal yang mengherankan bila pemanfaatan data rumah sakit semaksimal mungkin telah menyebabkan petugas RMK untuk memahami masalah keuangan. Dewasa ini berbagai sekolah RMK di luar negeri telah memasukan kurikulum keuangan dalam program pendidikan mereka.

                 Dari gambaran ini tampak bahwa informasi kesehatan yang bersumber dari RMK telah dipakai secara luas dalam manajemen kesehatan dan manajemen umum dirumah sakit yang pada dasarnya adalah demi peningkatan efesiensi dan efektifitas manajemen rumah sakit. Tanpa adanya informasi kesehatan maka sulit bagi pimpinan rumah sakit untuk mengambil suatu keputusan. Perhitungan penentuan untung rugi suatu rumah sakit hanya dimungkinkan oleh adanya pengetahuan keuangan dan ilmu RMK khususnya statistik medik dan umum. Bilamana MIS rumah sakit yang dikelola dapat memanfaatkan ke dua data/informasi tersebut secara baik maka niscaya efesiensi manajemen rumah sakit dapat terwujud. Tantangan inilah yang harus disambung dengan pelaksanaan yang serius.

                 Pemanfaatan data dalam proses manajemen di rumah sakit mengharuskan terbitnya MIS rumah sakit yang baik. Melalui bagian informasi rumah sakit yang mengkoordinasikan dan sekaligus menganalisa masukan kedua jenis informasi medik kesehatan dan umum akan memperoleh hasil-hasil penganalisasaan yang amat membantu pimpinan rumah sakit dalam menciptakan efesiensi dan efektifitas manajemen. Dimasa depan bagian informasi rumah sakit dengan dibekali pengetahuan manajemen administrasi kesehatan, keuangan, statistik, komputer akan menjadi tangan kanan pimpinan rumah sakit.

                 Dilain pihak badan informasi rumah sakit berkewajiban pula untuk membina pelaporan dan penyimpanan unit-unit penghasil data mentah di rumah sakit. Sebagai perumus alur informasi dan penaggungjawab jalannya MIS rumah sakit maka badan informasi rumah sakit harus senantiasa mengikuti perkembangan visi, misi rumah sakit.

BAB II

PENUTUP

Kesimpulan

1.      Data adalah sesuatu raw fact (mentah) yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga memberikan manfaat bagi para penggunanya. Pengetahuan merupaka rangkaian info dan jasa yang membentuk jaringan semantik dari proses belajar dan pengalaman (relasi logika dan intuisi). Kebijaksanaan merupakan sifat dan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, pemahaman, pengalaman, akal sehat dan wawasan yang dalam.

2.     Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi adalah salah satu upaya dalam pelayanan informasi kepada konsumen obat. Dalam era yang serba digital, kecanggihan teknologi harus diperhitungkan sebanyak mungkin memberi nilai lebih dalam setiap aktivitas kehidupan. Pemanfaatan teknologi dibidang farmasi dan kedokteran harus selalu bermuara pada upaya peningkatan keberhasilan terapi dan keselamatan pasien. Bagi instansi pelayanan kefarmasian. Teknologi farmasi juga mampu memberikan solusi-solusi yang cepat dan memberikan dukungan pengambilan keputusan dalam manajemen obat dan pengobatan.

DAFTAR PUSTAKA

1.    Haryatno, Emmi, 2009, Arsip Rekam Medis (Medical Record) serta Pemanfaatan Data Non Medis dalam Mendukung Pencapaian Visi Misi Instansi. Yogyakarta:  Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

2.    Salam S.B. 2010. Keilmuan informatika farmasi. Universitas islam Indonesia. Yogyakarta

3.    Kusumadewi, S., dkk. 2009. Informatika Kesehatan. Graha Ilmu. Yogyakarta