Siklus Manajemen Pengelolaan Obat

SIKLUS MANAJEMEN PENGELOLAAN OBAT

   A.   Selection

Selection atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang ada di apotek, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Untuk dapat menyeleksi suatu perbekalan farmasi yang nantinya akan direncanakan harus terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data yang dapat memberikan gambaran tentang kebutuhan perbekalan farmasi apotek. Adanya proses seleksi obat mengurangi obat yang tidak memiliki nilai terapeutik, mengurangi jumlah jenis obat dan meningkatkan efisiensi obat yang tersedia.

Menurut WHO, tahap-tahap seleksi obat pertama kali harus membuat daftar masalah kesehatan yang umum dialami. Setelah itu menentukan terapi standar untuk memilih obat standar yang digunakan dan terapi non obatnya. Tahap ketiga melihat daftar obat esensial yang ada untuk kemudian dibuat daftar obat yang berguna. Semua ini bertujuan untuk mendapatkan ketersediaan dan penggunaan obat yang lebih rasional.

Proses penyeleksian perbekalan farmasi menurut WHO dapat didasarkan pada kriteria berikut:

a.       Berdasarkan pola penyakit dan prevalensi penyakit (10 penyakit terbesar).

b.   Obat-obat yang telah diketahui penggunaannya (well-known), dengan profil farmakokinetik yang baik dan diproduksi oleh industri lokal.

c.       Efektif dan aman berdasarkan bukti latar belakang penggunaan obat

d.      Memberikan manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal, termasuk manfaat secara financial.

e.       Jaminan kualitas termasuk bioavaibilitas dan stabilitas.

f.       Sedapat mungkin sediaan tunggal.

Sedangkan menurut DOEN ada tambahan kriteria seleksi obat yaitu menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien, memiliki rasio resikomanfaat yang paling menguntungkan, praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan, obat mudah diperoleh.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :

a.       Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran

b.      Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku

c.       Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.

d.      Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Adapun metode perencanaan meliputi :

1.      Metode konsumsi; perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi (2,3,4).

2.      Metode epidemiologi/ morbiditas; perhitungan kebtuhan didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu/ lead time (2,3,4)

3.      Metode kombinasi konsumsi dan morbiditas; yaitu menggabungkan keduanya dengan melihat anggaran yang tersedia.

   B.   Procurement

Procurement atau pengadaan obat merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. Pengadaan dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan berdasarkan epidemiologi, konsumsi atau gabungan keduanya dan disesuaikan dana/budget yang ada untuk menghindari stock out yang menumpuk. Tujuan pengadaan adalah memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. Pengadaan memegang peranan yang penting, karena dengan pengadaan akan mendapatkan obat dengan harga, mutu dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan Apotek. Prinsip pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil, akuntabel.

Metode pengadaan melalui pembelian, hibah, produksi. Sementara pembelian ada 4 metode antara lain :

1.      Tender terbuka; berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

2.      Tender terbatas/ lelang tertutup; hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik.

3.      Negosiasi/ tawar menawar; dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

4.      Pembelian langsung; pembelian jumlah kecil yang perlu segera tersedia

Tahapan pengadaan dimulai dari mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kntrak kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang, melakukan pembayaran serta menyimpan kemuian mendistribusikan.

Evaluasi procurement meliputi :

o   Prosentase kesesuaian pembelian dg perencanaan awal tahunan

o   Prosentase kesesuaian  dana pembelian dg perencanaan anggaran

o   Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium (5).

o   Kesesuaian dana pengadaan obat; jumlah dana anggaran pengadaan obat yang disediakan RS dibanding jumlah kebutuhan dana.

o   Biaya obat per kunjungan kasus; besaran dana yang tersedia untuk setiap kunjungan kasus.

o   Biaya obat per resep; dana yang dibutuhkan untuk setiap resep dan besaran dana yang tersedia untuk setiap resep

o   Ketepatan perencanaan; perencanaan kebutuhan nyata obat untuk RS dibagi pemakaian obat per tahun.

o   Persentase dan nilai obat rusak; jumlah jenis obat yang rusak dibagi total jenis obat

  C.   Distribution

Distribusi obat yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada, pabrik yang memproduksi dan menurut khasiat.

Distribusi obat adalah tanggung jawab Apoteker dengan bantuan AA (Asisten Apoteker) atau tenaga teknis kefarmasian untuk memberikan kebijakan dan prosedur yang lengkap, untuk distribusi yang aman dari semua obat. Distribusi obat bertujuan agar ketersediaan obat tetap terpelihara dan mutu obat tetap stabil.

Sistem distribusi obat di apotek yaitu:

-          Distribusi langsung (Individual Praescription (IP), yaitu resep individu perorangan).

-          Distribusi panel

Sementara, sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya satelit/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap.

Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem, yaitu:

-          Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)

-          Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)

Berdasarkan distribusi obat bagi pasien rawat inap, digunakan empat sistem, yaitu:

-          Sistem distribusi obat resep individual atau permintaan tetap

-          Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang

-          Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan lengkap di ruang

-          Sistem distribusi obat dosis unit.

   D.   Use

Use atau penggunaan obat merupakan proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Penggunaan obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar, indikasi yang tepat, obat yang manjur, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau, ketepatan dosis, cara pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh pasien. Penggunaan obat rasional diharapkan dapat mengurangi angka kejadian medication error (ME) dan dapat membuat biaya yang harus ditanggung pasien jadi seminimal mungkin khususnya terkait dengan biaya obat.

            Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi. Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan serta kolekting data untuk bahan evaluasi. Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya yaitu agar tersedia data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan, dan agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif.

            Pengelolaan obat di apotek tersebut juga tidak lepas dari manajemen pendukung yang meliputi organisasi, finansial, sistem informasi dan manusia bersumber daya yang bekerja dengan baik hingga tercipta pengelolaan obat yang efektif, efisien dan saling mendukung.

Dari keempat faktor di atas, manajemen support (manajemen pendukung) merupakan faktor yang paling penting, ketika manajemen pendukung tersebut baik maka keempat faktor lainnya akan baik.

                 Manajemen adalah tindakan atau seni melakukan, mengatur dan mengawasi sesuatu untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien, dalam hal ini kesehatan masyarakat. Ada banyak alasan mengapa obat perlu dikelola dengan baik dimana agar obat tersedia saat diperlukan, kuantitas mencukupi, mutu menjamin, mendukung “good quality care” di rumah sakit, serta menambah pendapatan rumah sakit swasta. Dari sisi manjemen dan keuangan  diantaranya pengurangan beban manajemen dan administrasi, mengurangi pemborosan, menurunkan biaya pengelolaan dan investasi obat, menghindari kekurangan obat dan menambah pendapatan rumah sakit.

                 Manajemen pendukung merupakan tahap pengorganisasian, pendanaan, sumber informasi, perencanaan, evaluasi, pelayanan, penelitian dan pengamanan yang mencakup seluru tahap Drug  Management Cycle. Perlu diingat bahwa seorang Apoteker harus memiliki kemampuan memanage dirinya sendiri agar dapat menjadi seorang manajer yang berbasis akan hasil. Kemampuan memanage ini dituang dalam manajemen pendukung yang meliputi kemampuan organisasi, management keuangan yang memadai, informasi yang terbaru dalam dunia kesehatan dan yang paling penting yaitu manusia yang bersumber daya.

REFERENSI

1.      Arman, F., Lesilolo, M.S., dkk, 2008, Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta

2.      Quick, et al., 1997, Managing Drug Suply, 2nd Edition, Kumarin Press, Amerika

3.      Siregar, C.J.P, L. Amalia, 2003, Farmasi Rumah Sakit: Teori dan Penerapan, EGC, Jakarta

4.     Abert, C., Banneberg, W., Bates, J., Battersby, A., Beracochea, E., 2012, Managing Access to Medicines and Health Technologies, Management Science for Health Inc.